“Het loopt niet zo lekker in het team. Eigenlijk is dat al een tijdje zo. Alsof de fut eruit is. We zijn allemaal heel begaan met de zorg voor onze patiënten maar verder lijkt het wel of we elkaar een beetje ontwijken. Dat we elkaar niet zeggen wat we eigenlijk zouden willen zeggen. Ik merk het ook bij mezelf. Dat ik de status quo maar handhaaf om de spanning niet te laten oplopen. We hebben geen ruzie, er is geen conflict of zo maar we spreken elkaar liever niet aan op ons gedrag. Of doen dat dan heel onhandig waardoor we elkaar daarna maar uit de weg gaan. Het is allemaal niet zo zichtbaar maar ik voel het wel. Ik merk het ook aan mijn medewerkers. Je ziet ze denken. Toch doen we er niets aan. Spreek je dan van een conflict? Ik gebruik dat woord liever niet. Het voelt alsof ik faal om mijn team goed te laten draaien. Intussen gaat het niet van harte. We ontwijken elke vorm van confrontatie. Ik zou wel eens de lucht willen klaren, een nieuwe start maken met het team.”
Dit is het begin van een verhaal van een praktijkhouder ergens in Nederland. Ik noem geen naam, juist omdat conflicten zo’n beladen onderwerp zijn. Want wanneer heb je een conflict? Alleen bij een fikse ruzie? Of ook bij wrijving in het team, als je je wel eens ergert aan je collega’s? Als je wel eens zou willen dat er in het team anders met elkaar zou worden omgegaan?
Bespreekbaar
De praktijkhouder die net aan het woord was, nam een tijd geleden contact met me op. Omdat hij eindelijk hardop durfde te zeggen dat het niet goed ging in het team. Omdat het hem niet zou verbazen als er medewerkers weg zouden gaan zodra de arbeidsmarkt zou aantrekken. Dat iedereen een beetje op eieren leek te lopen om elkaar maar niet te kwetsen. Iedereen leek elkaar te willen beschermen en tegelijkertijd waren er af en toe behoorlijke escalaties die dan weer gesust werden. Het hoge woord kwam er niet uit, het verzuim nam toe. Het lukte hem niet om zaken bespreekbaar te maken in het team. Daar vroeg hij mij voor.
Dialoog
Ik legde een plan voor en stelde me voor aan het team tijdens een lunchpauze. Liet iedereen vragen stellen over mij en mijn aanpak. Ik vertelde dat het inderdaad wel eens kan haperen in een team en hoe je als team samen op zoek kunt gaan naar een manier van communiceren waar iedereen zich goed bij voelt. Een manier waarbij niet steeds oude koeien uit de sloot worden gehaald. Waarbij ergernissen tot het verleden gaan behoren zodat je samen een nieuwe start kunt maken. Zodat men elkaar weer durft te vertrouwen. Iedereen ging voorzichtig akkoord met een teammediation, we gingen de dialoog aan.
Communicatiecode
Na een aantal bijeenkomsten was de lucht geklaard, eigenlijk gebeurde dat al tijdens de eerste bijeenkomst. De teamleden stelden zich schoorvoetend weer open voor elkaar en maakten concrete en helder geformuleerde afspraken over hun wensen en verwachtingen. Dat ging natuurlijk niet vanzelf. Eerst had ik kennisgemaakt met alle teamleden in de vorm van individuele ontmoetingen van elk een uur. Openhartige gesprekken, ze waren vertrouwelijk.
Na deze ontmoetingen volgden er drie teambijeenkomsten, met huiswerkopdrachten die ik voor het team uitwerkte als basis voor de volgende bijeenkomst. In de eerste bijeenkomst werkten we de ideeën uit die er in de proloog waren genoemd. We brachten de interactie in het team in beeld en de teamleden stelden elkaar vragen die ze eerder niet hadden gesteld. Dat gaf een doorbraak waardoor we ons in de tweede teambijeenkomst konden gaan richten op het geven en ontvangen van feedback aan de hand van een stappenplan.
In de derde bijeenkomst bouwden we aan een gezamenlijke visie op de toekomst van de praktijk. Want alleen zeggen dat het anders moet, is niet voldoende. Hoe nu concreet verder? Daartoe sloten we de teammediation af met het ondertekenen van een gezamenlijk opgestelde communicatiecode. Dat kostte behoorlijk wat tijd maar leverde diepgaande gesprekken op die afrekenden met het verleden.
Mijn rol
Ruimte en veiligheid creëren zodat teamleden zich durfden uit te spreken. Dat was vooral mijn rol. Om via tal van interventies iedereen uit te nodigen zijn eigen verhaal te doen. Om het proces in het team goed te begeleiden; als praktijkhouder is het vaak lastig om dit soort gesprekken te leiden omdat je zelf deel uitmaakt van het team. Een neutrale derde wordt eerder geaccepteerd, iemand die de valkuilen van conflictbemiddeling goed kent. De gesprekken tussen de teamleden hadden namelijk veel impact, er kwamen veel emoties los waardoor er beweging kwam in het vastgelopen team. De betrokkenheid in dit team bleek groot en daarmee de wens tot veranderen ook.
Het resultaat
De teamleden spreken nu weer open met elkaar en geven elkaar feedback zonder zich aangevallen te voelen. De sfeer is niet langer meer gespannen omdat er zaken uitgesproken zijn en er goede afspraken zijn gemaakt over de communicatie binnen het team. Er is duidelijkheid gekomen over de richting die de praktijkhouder wil inslaan met de praktijk en over ieders bijdrage en verantwoordelijkheid in het realiseren van die visie. En er is weer vertrouwen gegroeid tussen de teamleden, zaken worden nagekomen die onderling zijn afgesproken.
Het lijkt zo logisch, maar in een team komt er vaak heel wat bij kijken om in alle openheid wensen en teleurstellingen aan elkaar voor te leggen, die op een constructieve manier uit te spreken en daarin verantwoordelijkheid te erkennen. En om er vervolgens concreet gedrag aan te verbinden. In dit team is de lucht inmiddels geklaard, de teamleden hebben een nieuwe start gemaakt en zijn weer met plezier samen aan het werk.
Meer weten?
Ook een nieuwe start maken met het team? Kijk op: www.vanlooncommunicatiecoaching.nl en www.fysiocommunicatiecoach.nl. Stel me gerust vragen. Ik ben telefonisch bereikbaar op: 06 – 54 90 65 06, en via e-mail op: lidwien@fysiocommunicatiecoach.nl.
Cadeautje: diagnose-instrument
Om je op weg te helpen bied ik je graag een diagnose-instrument aan waarmee je een idee krijgt van hoe jouw team ervoor staat. Stuur me een e-mail om de checklist te ontvangen: lidwien@fysiocommunicatiecoach.nl. De aanvragen worden vertrouwelijk behandeld.
