En ik houd tijd over. Ik had niet gedacht dat er nog zoveel ruimte in mijn praktijkvoering zat. Want eerlijk, als je me een paar maanden geleden had gevraagd of ik het nog zag zitten, dan had ik volmondig nee geroepen. Ik werkte me helemaal de tandjes en hield de laatste jaren aan mijn praktijk minder dan een modaal inkomen over. Ik had geen grip meer op de praktijkkosten. De tarieven zijn namelijk zo laag dat ik mijn medewerkers onvoldoende kon uitbetalen, wat voor de nodige discussie in het team zorgde. Daar kwamen we uit door samen te besluiten voor de plus te gaan zodat het tarief hoger kwam te liggen. We hebben fors geïnvesteerd in kwaliteit, echter de medewerkers nog steeds niet blij omdat ze 32 veldjes moesten invullen en dit weer ten koste ging van de productiviteit. Nu zijn we 6 jaar verder en mijn inkomen is nog verder gekelderd. Volgens mij doen mijn medewerkers en ik onze stinkende best om de praktijk gezond en de klant tevreden te houden, maar door het lage tarief, de hoge kosten voor de huur, het KNGF-lidmaatschap voor alle medewerkers, ICT-kosten plus een dure accountant heeft de praktijk onvoldoende liquiditeit en hijgt de bank in mijn nek omdat ik over mijn kredietlimiet heen ga. Ik was er dus helemaal klaar mee.”
Een duidelijk verhaal. Herkenbaar voor veel praktijkhouders in Nederland. Ik spreek ze vaak. Afgelopen jaar heb ik als praktijkadviseur zeker 100 grotere praktijken bezocht, gerund door allemaal goede zorgverleners. Maar geen echte zorgondernemers die aangeven dat het tarief minimaal € 39 per zitting moet zijn om nog iets te kunnen verdienen binnen de fysiotherapie. Die nog steeds elke patiënt een halfuur behandeltijd geven en aan de medewerkers tijd voor administratie. Maar als je maar € 28 krijgt per behandeling, dan moet je wel 3 of 4 patiënten in een uur zien. Anders zijn de overheadkosten niet op te brengen en betaal je je hypotheek niet op tijd. Een rampzalig scenario dat vraagt om een andere aanpak.
Het geld vliegt eruit
En wat is die aanpak dan? Als je het met het huidige tarief niet redt, moet je dan maar je praktijk aan de wilgen hangen? Met deze wanhoop zijn veel van de praktijkhouders die ik afgelopen jaar sprak, het gesprek met me ingegaan. Moedige mensen omdat ze het lef hadden om te zeggen dat ze een probleem hadden. Dat ze er niet uitkwamen en op tijd hulp nodig hadden.
Ik heb deze praktijkhouders bezocht en gedurende 3 uur een demo gegeven van mijn eigen praktijk. Ik laat dan zien hoe mijn praktijk zorginhoudelijk en financieel is ingericht en wat het nut en de noodzaak van ketenoptimalisatie is. Na een vaak enerverend gesprek over audits, verzekeraars, KNGF of Fysiokeurmerk, verzekeringen, de accountant, zorgplannen en arbeidscontracten doe ik een praktijkscan.
Zo ook bij de praktijkhouder die zich hierboven uitsprak. En wat bleek? Net als de andere grote praktijken vloog het geld eruit. Hij gaf veel en veel te veel geld uit aan front- en backofficekosten, ICT, hoge premies en ziekengeldloonsomverzekeringen. Er was een houtje-touwtje boekhouding, 30 medewerkers die lid waren van de KNGF, een accountant die € 12.000 per jaar rekende voor wat advies, een jaarrekening en een salarisadministratie terwijl de praktijkhouder de hele boekhouding nog ouderwets zelf deed.
Besparingen die je niet voelt
Na zo’n praktijkscan bespreek ik mijn advies en doe ik praktijkhouders een bezuinigingsvoorstel. Met een aantal eenvoudige veranderingen in het proces en op abonnementen bespaarde de praktijkhouder hierboven – hij draait 1,5 miljoen omzet – circa € 60.000 per jaar. De ziekengeldloonsomverzekering ging van 4,8% naar 1,7% (loonsom van € 750.000). De lidmaatschappen van het KNGF hebben we voor 25 van de 30 medewerkers stopgezet (er was al weinig inkoopvoordeel behalve het CKR, maar dat is nu weer overbodig omdat de pluspraktijken naar het Fysiokeurmerk moeten !). De praktijkhouder stapte af van zijn accountant en heeft nu alle financiële processen gedigitaliseerd door een koppeling met zijn EPD (hij gebruikt Intramed en Twinfield). Dit bespaarde hem niet alleen € 4.500 per jaar op zijn accountant maar omdat alles geautomatiseerd is, heeft hij ook de uren voor de medewerker op de backoffice met 15 uur per week kunnen verminderen (x € 20 brutoloonkosten per uur). Verder bespaarde hij nog eens fors door te switchen met telefonie, het lidmaatschap van een inkoopnetwerk te beëindigen, een variabel salarishuis bij de bepaalde tijdscontracten in te richten en te kiezen voor een andere ICT-leverancier en een ander salariskantoor.
Het geld ligt voor het oprapen
Kortom, door de praktijk goed door te lichten liggen de besparingen voor het oprapen. Veel praktijkhouders geloven dit in eerste instantie niet. Totdat ik de praktijk door de scan haal en ze met de resultaten confronteer. Zo bespaarde deze praktijkhouder € 60.000 per jaar en kreeg hij weer financiële armslag. Hij hield zelfs 2 dagen per week over om zijn praktijk weer zelf te managen. Er kwam duidelijkheid over de richting die de praktijkhouder wilde inslaan en over ieders bijdrage en verantwoordelijkheid in het realiseren van die visie. En er groeide weer vertrouwen bij de teamleden, de praktijkhouder kon zaken nu ook nakomen die hij eerder had beloofd. De praktijk zit nu in het effectiviteitstraject, de verslagleggingseisen zijn verminderd en de praktijk zal het pad volgen van visitatie en intervisie van Fysiokeurmerk .
Doe ook een praktijkscan!
Wat deze praktijkhouder deed, kunt u ook. Graag nodig ik u uit voor een praktijkscan. Als collega en auditor kijk ik samen met u heel secuur naar alle processen in de praktijk. Waar zit dan die ruimte voor besparingen die u eerder niet zag? Vervolgens kunt u de keuze maken om de boekhoudstraat in uw praktijkvoering optimaal en real time te laten inrichten om daarmee ook de besparingen te realiseren.
Wilt u weten hoe uw praktijk ervoor staat? Ga naar praktijkdashboard.nl en maak een afspraak voor een praktijkscan. Daar zijn geen kosten aan verbonden. Ik kom geheel vrijblijvend naar u toe voor een intake en een demo van 3 uur.
Rens van Wijngaarden
Adviseur van Het Praktijkdashboard
